¿Tienes problemas de gestión en tu clínica dental?

Una solución de software dental en la nube agilizará tu gestión dental. La gestión en tu clínica dental no tiene que ser una pesadilla. Trabajas muchas horas cada día, tu sala de espera está siempre llena de pacientes y en los últimos tiempos has tenido que contratar más personal asistente. Todo parecería indicar que tu clínica dental es un éxito.

Y, sin embargo, cuando llegan los números a fin de mes, descubres que tu consulta se está yendo a pique. Estas no son situaciones que se presenten de la noche a la mañana. Generalmente hay señales de alerta que nos advierten cuando algo anda mal, pero no siempre somos capaces de entenderlas.

Para que no te pille desprevenido y puedas tomar riendas en el asunto antes de que sea demasiado tarde, hoy pasaremos revista a cuáles son esos avisos que no debemos ignorar.

Historias clínicas traspapeladas

¿Has visto esa expresión de terror en la cara de tus asistentes, mezcla de azoro y vergüenza, que adoptan cada vez que se extravía una ficha de tus pacientes? Si eres de los que aún almacena las historias médicas en papel, estamos seguros de que es una situación frecuente. Errar es de humanos, por lo que es importante minimizar las oportunidades de que algo salga mal. Pero cuando son tantas las carpetas que deben archivarse, no es de extrañar que alguna se pierda o termine guardada donde no corresponde.

Y esto, lo sabes bien, afecta la operatividad de la clínica. Se traduce en mayor tiempo de espera para los pacientes, retrasos en las citas agendadas, incomodidad para el odontólogo tratante, estrés para el personal asistente y hasta contribuye a crear un mal clima de trabajo.

El trabajo administrativo consume igual o más tiempo que la atención al paciente

Para que una clínica dental funcione correctamente es indispensable que los procesos administrativos fluyan sin tropiezos. Si el manejo de los proveedores, el control de inventarios, las labores de recursos humanos o el agendamiento de citas falla, no podrás ofrecer a tus pacientes un servicio de calidad.

La gestión de tu clínica dental no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Hoy en día, con el software dental apropiado, se pueden automatizar muchos de estos trabajos. Así tendrás tiempo para dedicarlo a lo que verdaderamente te apasiona y es la razón de ser de tu clínica dental: brindar atención odontológica y contribuir al bienestar de tus pacientes.

Hay frecuentes olvidos que afectan la atención al paciente y tus finanzas

El multitasking es un mal frecuente en nuestros días. En nuestro afán por ser más productivos, acometemos simultáneamente muchas tareas. El resultado es exactamente el opuesto, pues se multiplican los fallos por la falta de concentración. En ocasiones parece inevitable, pero con una gestión de tu consulta dental eficiente comprobarás que puedes optimizar la operatividad de tu clínica y minimizar los errores y olvidos. A la larga esto se traduce en una mayor rentabilidad y un mejor ambiente laboral.

Ilustremos lo dicho con un ejemplo sacado de la vida real. María, tu asistente dental, tiene un listado de pacientes a los que debe llamar para reconfirmar las citas. Mientras está haciendo las llamadas telefónicas revisa también el inventario de materiales. Se da cuenta de que debe llamar a un proveedor para pedirle que traiga con urgencia algún insumo. Hecho esto, retoma su listado de pacientes pero, sin querer, omite uno. El resultado probable es que ese paciente olvide su cita y no se presente el día y hora pautados.

En consecuencia, tendrás una sala dental vacía, con los costes que la subutilización de personal y equipos conlleva. Para ese tratamiento necesitarás emplear el doble de tiempo de sala y personal, pues debes asumir tanto la cita perdida como la efectiva. Saca las cuentas. A lo largo del año esto suma una cantidad importante de dinero perdido, que podrías evitar usando un sistema de gestión dental que realice estas labores de manera automática.

Tus empleados se quejan por los errores en el cálculo de sus pagos y comisiones

Si estás a cargo de la gestión de una clínica dental multiespecialidad o tienes a varios odontólogos contratados, normalmente su remuneración estará atada al número de pacientes atendidos y procedimientos realizados. Mes a mes tienes que calcular cuánto le corresponde a cada profesional y no sería de extrañar que muchas veces no te cuadren los números.

Si te resulta familiar esta situación, debes considerar seriamente la posibilidad de utilizar una herramienta que te facilite el cálculo y te permita mejorar los procesos. No son operaciones matemáticas complejas, pero sí deben ser muy precisas y transparentes. Y la mejor manera de lograrlo, sin perder mucho tiempo en ello, es con un programa de gestión dental. Evita a tus colaboradores el mal trance de revisar con lupa sus cuentas y los disgustos que este tipo de errores acarrea.

No tienes una visión general del funcionamiento de tu clínica

Si alguien te preguntara cuántos pacientes visitan tu clínica dental cada mes, cuál es el ratio de rendimiento por paciente o el promedio del tiempo de espera en tu consulta, ¿podrías responderle? Son muchos los factores involucrados en el funcionamiento de una consulta y muchas veces desconocemos datos que son esenciales para planificar. El problema es que no siempre resulta sencillo acceder a la información y no disponemos de herramientas que nos permitan tener a la mano los datos que necesitamos para tomar las decisiones de negocio.

Aunque estés seguro de que toda esa información está disponible, si resulta difícil ubicarla y no cuentas con alguna herramienta que te permita cruzarla, no te servirá para nada.

¿Necesitas más personal para mejorar la productividad de tu clínica?

A simple vista podría parecer que muchos de los problemas que hemos mencionado se deben a la saturación de tareas de tus empleados. Ciertamente, mientras mejor definidas están las funciones de cada uno de tus colaboradores y más se ajusten las responsabilidades y cargas laborales a las capacidades reales de cada uno de ellos, menor será la probabilidad de que surjan errores.

Pero, es innegable que el recurso humano, aunque en muchos casos es insustituible, es muy costoso. En los últimos años, en la consulta dental se ha incrementado considerablemente el promedio de empleados no dentistas por cada profesional. Mientras que en la década de los 90 se contaban 3,6 asistentes y/o personal administrativo por cada odontólogo, hoy se estima que se emplean casi 5 personas de apoyo por cada dentista. La suma de sus salarios y costes laborales puede ser una carga muy pesada para una clínica dental.

Por ello es cada vez más frecuente que se recurra a servicios de outsourcing, sobre todo en las áreas administrativa y de recursos humanos. Sin embargo, lo que podría parecer una salida fácil, ha terminado, en muchos casos, convirtiéndose en una pesadilla. Las diferencias en las plataformas tecnológicas de las clínicas dentales y los proveedores externos pueden hacer incluso más trabajosa la compartición de información.

Privacidad y seguridad, piedras angulares de una buena gestión dental

También cabría mencionar los riesgos de vulneración de la privacidad y seguridad de los datos. Para superar estas barreras, lo ideal es contar con un sistema alojado en la nube. Al permitir el acceso vía internet, el usuario podrá intercambiar data desde cualquier dispositivo que haya sido previamente registrado en la plataforma y esté autorizado. Esta es la forma de trabajo que utiliza el mejor programa de gestión dental . Si a esto sumamos las múltiples funcionalidades del software, la inversión resulta aun más rentable, pues no solo podrás utilizar sus servicios de facturación, impuestos o cálculo de bonificaciones de personal, sino que además puedes automatizar la reserva y confirmación de citas, envío de mail marketing y mucho más.