Carta abierta de un gerente para lograr el éxito en la gestion consulta dental

Estimados gerentes «expertos» en gestion consulta dental, les acompaño en sus alegrías y sufrimientos…

Ser el gerente de una clínica dental es una carrera llena de satisfacciones, desafíos y, algunas veces, escasa en agradecimientos. Por lo general soportamos grandes cargas de trabajo, que con frecuencia es subestimado. Somos una mezcla de bombero, terapista y mamá oso. Podemos parecer mandones, pero solo es que tenemos mejores ideas. Convencer a los doctores y su equipo, esa, es otra materia.

Para lograr el éxito en 2019 y en lo sucesivo, un gerente de consulta dental debe superar las dificultades que implica el trato adecuado a los milenials, la digitalización de la odontología, el surgimiento de competidores corporativos, reembolsos de seguro cada vez más ajustados y baby boomers jubilados.

Si sientes que has llegado al límite de tus oportunidades y rango de salarios, estás cansado de trabajar durante la hora de almuerzo y llegar tarde a casa, este es el boleto de ida en primera clase para ascender en tu carrera. Podrás aumentar dramáticamente tus ingresos y llevar a la estratosfera tu satisfacción, tanto personal como profesionalmente.

Gestion consulta dental… existe una mejor manera.

Comprendo tus angustias , yo también he dedicado mucho de mi tiempo a la gestión dental.

Me inicié en la gestión dental en el departamento de mercadeo, captando cientos de nuevos pacientes, pero me percaté de que entraban por la puerta principal y salían por la puerta trasera. Me di cuenta de que el modelo de negocios empleado carecía de los fundamentos que todo negocio exitoso necesita para funcionar de manera óptima.

Tú sabes que hay una manera más inteligente de hacer las cosas. La buena noticia es que estás en lo correcto.

Llegar a la raíz de los desafíos que enfrentas es la única manera de que todos, el paciente, el equipo y la consulta, sean ganadores.

Calcula el bottom-line financiero.

Esto es lo que se hace. Averigua cuánto dinero quieres ingresar anualmente y cuánto tiempo quiere trabajar el dentista. Con estos datos aplicamos ingeniería inversa para determinar cuánto trabajo es necesario anualmente, mensualmente, diariamente y, lo más importante, cuánto esfuerzo deberá hacer cada uno de los miembros del equipo.

Vamos a explicarlo con un ejemplo:

Digamos que quieres ingresar $2 millones y amortizas 10%. Entonces, necesitas producir $2.200.000. Si le concedes 4 semanas libres al doctor, equivalen a 48 semanas trabajando 4 días a la semana. Es decir, 192 días. Deberás contar, por lo menos, con 2 higienistas dentales por doctor, es decir 192 días x 2 = 384 días. Cada higienista tiene una referencia de $1.200 diarios, esto equivale a $460.800 anuales. Cuando restas los $460.800 que ingresan las higienistas a los $2.200.000, obtienes la producción bruta del doctor con un valor de $ 1.739.200. Toma este último número y divídelo entre 192. Así podrás determinar que el doctor debe ingresar $9.058 diarios.

Ahora haz el ejercicio con tus números y perfecciona tu gestion consulta dental.

Comunica a cada miembro del equipo su meta base de ingresos diaria (DPO- Daily primary outcome)

Continua con la instrucción de tu equipo respecto a sus responsabilidades cotidianas.

Tu coordinador de citas tiene la responsabilidad de agendar a diario el equivalente a $1.200 por cada higienista y $9.100 para el doctor. Cuando llegan a ese número obtienen un bono de $10 por cargo, por día. Esto quiere decir, un total de $30 diarios multiplicados por 16 días al mes, que totalizan $480 mensuales. Este bono se calcula a diario y solo se paga cuando la consulta genera los ingresos para cubrir los costos mínimos, los cuales incluyen todos los gastos del doctor, más el costo de jubilación, deudas y costo del bono.

Este es un verdadero bono al desempeño que responde a la responsabilidad individual de la persona y no se comparte con el grupo.

Esto no produce una separación, por el contrario, establece una interdependencia con cada miembro del equipo. Cada quien enfocado en los resultados pertinentes a su cargo. Eso convierte a tu costo más significativo, la nómina, en una fuente de lucro.

Reinventa las responsabilidades del equipo

Si estás estresado o abrumado has de saber que ahora cuentas con una manera de identificar dónde se encuentran las ineficiencias del proceso. Tú y tu equipo pueden conectarse al software de gestion consulta dental XDentalCloud y descargar la data diaria en sus estaciones de trabajo. Para los milenials también hay soporte de smartphone. Ahora, cada miembro del equipo tiene la responsabilidad de dar seguimiento a su desempeño.

Así es. Los auxiliares podrán ver los tratamientos del día desde su escritorio o desde el departamento de higiene. Tu coordinador de citas encontrará una manera proactiva de ayudar a los pacientes que quieren cancelar y amablemente, con apego a la ética, convencerles de cumplir con la cita. Tu higienista educará a los pacientes y utilizará la cámara intraoral como herramienta para informarles, en lugar de asumirlo como una tarea más que deben cumplir en su ya saturada jornada.

Este es el resultado de reinventar cada puesto de trabajo, reafirmando su esencia y el papel que juegan dentro de este nuevo contexto.

El personal de recepción se transforma en DPIs -directores de primeras impresiones- y luchadores por la libertad financiera. Los higienistas son ahora Hi-genios, los socios son líderes entre líderes y los dentistas son Doctores en Salud Integral. La única manera de alinear, inspirar y mantener el foco de tu equipo es elevando la percepción que tienen de sí mismos y la importancia que tienen para el paciente. De otra forma solo seguirán la rutina en espera de su paga.

Las tácticas más exitosas para la gestión de tu clínica dental

¡Ahora estás preparado para la mejor herramienta de liderazgo que todo gerente de clínica dental exitoso necesita!

Así como un odontólogo no puede trabajar sin su espejo dental, como gerente te resultará sumamente difícil trabajar sin esta herramienta fundamental, la GPO o gerencia por acuerdos.

Está herramienta transformará tu vida personal y profesional. Piénsalo bien, todas las molestias o incompetencia en tu vida personal o profesional tienen su raíz en la ausencia o incumplimiento de algún acuerdo.

Un acuerdo consta de tres partes: quién, qué y cuándo. Fíjate en el siguiente ejemplo:

Preguntas a tu luchador por la libertad financiera si está dispuesto a informar a cada paciente que deba pagar algún costo desde su propio bolsillo. Él se compromete y entonces tú le solicitas que el acuerdo empiece desde ese mismo momento. Tu trabajo consiste en contar con su palabra, no en forzarle a hacer algo sin su consentimiento.

¡Ya estás en el camino del éxito!

Tienes un modelo de negocios que puedes utilizar de manera proactiva, para diagnosticar y manejar tu negocio como un gerente de clínica dental exitoso.  Esta visión personal que te ofrezco, junto al software dental que yo utilizo: XDentalCloud garantizará que todo marche sobre ruedas.