¿Por qué elegir un software de clínica dental en la nube?

Las ventajas de un programa para clínica odontológica en la nube superan la alternativa del software en un servidor propio.
Muchas veces para explicar un concepto lo mejor es hablar de su opuesto. Eso es precisamente lo que hoy haremos. Exponer las ventajas de un software de clínica dental en la nube es mucho más fácil si se contrapone a la experiencia de comprar un programa dental e instalarlo en un servidor propio.
En este último caso tenemos que empezar hablando del capital inicial. Además del coste del software debes contemplar la inversión necesaria en equipos: el servidor, los ordenadores, el acondicionamiento de la sala donde estará ubicado el hardware. A vuelo de pájaro ya estamos hablando de cerca de 10,000€. Ten en cuenta, además, que se trata de bienes con una rápida depreciación, que se vuelven obsoletos al cabo de 3 a 5 años.
Pero eso no es todo, aún tienes que reservar una partida presupuestaria para cubrir los gastos de instalación. Este trabajo debe ser realizado por un profesional y, aunque las tarifas son variables, debes calcular que, como mínimo, serán otros 2,000 o 2,500€ más.
¿Te parece mucho dinero? Pues aún no hemos terminado. Hay otros costes que también debes considerar. Por ejemplo, las horas de inactividad de tu clínica dental, mientras se instala el sistema. Si crees que hacerlo un fin de semana puede ser una solución, te recomendamos que antes averigües si tu proveedor de IT cobra algún tipo de prima adicional por estos servicios, pues el recargo puede ser considerable.
¿Cuánto cuesta el mantenimiento del software de clínica dental en servidores?
Una vez hayas instalado y configurado el software de clínica dental en tus equipos, estará listo para ser usado. Esto te permitirá llevar una gestión automatizada de tu consulta y mejorar muchos procesos. ¿Suena como un final feliz, verdad? Pues sí, pero no creas que los gastos han terminado. Con un servidor propio tienes que asumir una serie de costes relacionados con el mantenimiento, actualización y respaldo de datos, para poder recuperarlos en caso de que surja algún inconveniente.
Generalmente estos servicios se contratan con un proveedor externo, pues requieren de conocimientos técnicos especializados. La otra opción es incorporar en tu plantilla un técnico en informática, lo cual añadirá una carga extra a la nómina de tu clínica.
Si optas por tercerizar estos servicios puedes encontrarte diferentes esquemas de tarifas. Algunos profesionales cobran por cada actualización de hardware y software. Es decir, no solo deberás pagar por las nuevas versiones del software de clínica dental, sino que, además, deberás pagarle a un técnico para que las configure. De igual manera, cuando hay modificaciones legales, como el RGPD, también tendrás que asumir los costes derivados de los ajustes que haya que hacer en el sistema para adaptarlo a las nuevas directrices.
Aparte de las actualizaciones tendrás que considerar el servicio de mantenimiento mensual. Esto significará un desembolso de entre 200 – 300€ al mes, solo por estar disponible en caso de que lo necesites. Una variante de este tipo de tarifas contempla un pago mensual por cada ordenador instalado, que puede ascender hasta 150€ por equipo.
Conviene acotar que la mayoría de estos proveedores prestan sus servicios en horario comercial. Si surge algún problema en horas nocturnas o durante el fin de semana, tendrás que abonar un recargo. Así, además de los 2,400 – 3,000€ del contrato anual de mantenimiento, podrías llegar a pagar, fácilmente, hasta 1,000€ más si tienes una urgencia.
Costes ocultos de un servidor propio
Hasta ahora hemos mencionado los costes de instalación y mantenimiento que acarrea un servidor propio. Pero existen otros gastos, no tan evidentes, que también impactarán tu presupuesto.
Por ejemplo, si un programa de clínica dental está configurado en un servidor, dejará de funcionar cuando ocurra alguna falla en el equipo. Esto puede hacer colapsar tu consulta. No tendrás acceso a las historias clínicas de tus pacientes, la agenda se perderá, los procesos de facturación quedarán inhabilitados… En fin, toda la gestión de tu clínica se verá interrumpida hasta que se subsane el problema.
Esto quiere decir que, con suerte, durante ese tiempo dejarás de ganar dinero. Incluso puede que pierdas ingresos por pacientes molestos que abandonan la consulta o recibas sanciones por extravío o fuga de datos personales. Este es un riesgo real que no debes desestimar.
A ello debes sumar el efecto que este tipo de situaciones tiene en el ambiente de trabajo. Tu personal será sometido a una carga de estrés que puede desequilibrar el clima laboral. Y esto siempre termina reflejándose en la atención al paciente.
También hay pequeñas fugas de dinero que pueden pasar desapercibidas. Si las integraciones de los programas y aplicaciones no son fluidas, o la navegación del programa dental es complicada, se irán sumando segundos y minutos que, a lo largo de un día pueden equivaler a una hora o más de consulta. Sobra decir que durante ese tiempo estás dejando de atender pacientes y, por ende, de facturar.
¿Por qué es más eficiente y seguro un software dental en la nube?
Si aún te queda alguna duda, pues recapitulemos lo dicho, pero en sentido inverso. ¿Recuerdas los costes de hardware de los que hablábamos al principio? ¡Puedes olvidarlos! Los programas en la nube no requieren de ningún equipo adicional. Podrás acceder a la data desde cualquier dispositivo conectado a internet: ordenador, tablet o teléfono inteligente.
Los costes de mantenimiento y las actualizaciones tampoco serán un problema, pues generalmente están incluidos en el servicio del software. Es similar al contrato de una línea móvil o de una suscripción de TV.
Tampoco hay el peligro de que un servidor físico se dañe, ni dependes de cualquier empresa de TI para la protección y seguridad de los datos de tus pacientes. En el caso de XDentalCloud, por ejemplo, la información está respaldada por Microsoft Cloud, se trata de un aliado robusto y confiable.
Para nosotros las ventajas de un programa dental en la nube son indudables. La comparativa en términos de accesibilidad, seguridad de la data e inmediatez es claramente favorable. Pero nada hay más claro y preciso que los números, por eso te animamos a que saques tus cuentas y calcules los costos reales de tener un servidor versus los de contratar un servicio en la nube. La experiencia nos dice que terminarás dándonos la razón.