Por qué usar un sistema de «Recalls» en su clínica dental

Uno de los errores más comunes en un consultorio dental es la falta de seguimiento de los clientes. Implementar este sistema dejará en evidencia el interés que el dentista tiene por sus pacientes, mejorará significativamente los resultados y evitará muchos problemas.

Por qué es importante el seguimiento

Las ausencias y cancelaciones de citas en un consultorio odontológico suelen ser mucho mayores que en otro tipo de práctica médica. Quizás se deba a que, a menos que sea una urgencia por un gran dolor, las personas cambian las citas del dentista o simplemente los olvidan; en muchos casos dejan al dentista hasta que no hay otra salida para su dentadura.

Debido a que las consecuencias de no ir regularmente al dentista no se ven hasta que pasó algún tiempo, es muy común que los pacientes decidan dejarlo para lo último. Este es el motivo principal de por qué usted debería tener un sistema de «recalls» o «mensajes programados» para hacer un seguimiento de sus pacientes y de aquellos pacientes potenciales que hicieron una consulta y no acudieron a su cita, todavía.

Cómo implementar el sistema de Recalls

En primer lugar, es importante contar con una persona que dedique el tiempo a poner en práctica este método. Si bien puede parecer un gasto en primera instancia, le garantizamos que será una inversión a largo plazo. Algunos sistemas y software para dentistas ya lo tiene integrado, como el software XDental.

Hacer un seguimiento de los pacientes que ya se están atendiendo en el consultorio dental hará que ellos mismos se sientan en la obligación de cuidar su boca. Un sistema de llamadas regulares le permitirá a los pacientes saber cómo deben seguir con el tratamiento y cuáles son los pasos que les conviene seguir para obtener los mejores resultados.

El sistema de Recalls traerá más beneficios

Una vez que se logre el seguimiento de un paciente y se lo llame regularmente para aconsejarlo, hacerles preguntas sobre su evolución y brindarle apoyo, este sentirá que tiene un respaldo para que su boca esté sana y confiará plenamente en usted. Esto es garantía de que al momento de tener la necesidad de recurrir a un dentista, lo elegirá a usted, sin dudar.  

Por otro lado, aquellas personas que aún no son pacientes, pero quizás han hecho una consulta o cancelaron un turno, percibirán que pueden contar con usted para empezar un tratamiento, ya sea porque usted demuestra el interés en tenerlos como pacientes, o porque en las llamadas les ofrece descuentos y/o consejos que pueden guiarlos antes de acudir a un turno.

Una solución a la cancelación de citas

La cancelación de citas es un tema recurrente y preocupante para un dentista. Cuando un paciente no acude a una cita, además de perder a ese paciente, el horario reservado queda vacante y el dentista pierde tiempo y dinero. No hay forma de recuperar eso, salvo que se comience a implementar un sistema para evitarlo.

Llamar a los pacientes para confirmar la cita es una de las posibles soluciones, aunque eso tampoco garantiza que acudirán en el día y horario programado. Sin embargo, es probable que una llamada de último momento pueda hacer que el turno no quede vacante. Si al llamar a un paciente, este confirma que no podrá ir a la cita, se puede llamar inmediatamente a otro paciente en espera o simplemente atender a alguien que se presenta sin avisar.

Otra solución es pedir el pago por adelantado o al menos una parte para reservar la cita. Si bien no es una práctica común, puede ser una gran solución al problema de cancelación de citas en un consultorio dental. Muchas personas no se toman en serio el seguimiento del cuidado de su boca y tampoco el trabajo del dentista.

Conclusión

Estamos convencidos de que demostrar respeto e interés por el paciente con recalls (mensajes programados) y un seguimiento serio puede traer un beneficio agregado y es productivo para ambas partes. El buen trato hacia el paciente le devolverá pacientes cariñosos y responsables que valorarán su trabajo y lo convertirán en su primera opción cuando lo necesiten.