Cómo abrir una consulta dental exitosa y no morir en el intento

Abrir una consulta dental exitosa requiere prestar atención a estos puntos críticos

A primera vista podría parecer que abrir una clínica dental es un negocio seguro. A fin de cuentas todas las personas, en algún momento, necesitarán a un dentista. La realidad, sin embargo, refuta esta teoría. Son muchas las consultas que cierran cada año y otras tantas las que resisten con mínimas ganancias. ¿Cómo es esto posible? ¿Cuál ha sido el error?

En realidad, en la mayoría de los casos no hay una causa única. Un excelente profesional, con una formación y experiencia adecuadas puede llevarse un chasco cuando decide abrir una clínica dental. Generalmente es la suma de pequeños detalles los que a la larga hacen fracasar el proyecto. La falta de pacientes, la deficiente gestión administrativa o una ubicación desfavorable pueden echar por tierra los mejores propósitos.

Por eso hoy queremos ayudarte a identificar esos puntos críticos que debes analizar antes de emprender esta aventura.

Recursos financieros

Para iniciar un negocio propio hay que contar con recursos económicos. En el caso de una clínica dental, no solo tendrás que considerar los gastos de instalación, sino también los de arranque. Es decir, al coste del local, puesta a punto y equipamiento debes añadir los gastos de mantenimiento. La experiencia nos dice que este tipo de consultas tardan algún tiempo en tener rendimiento. Este periodo puede ser más o menos largo, pero debes prepararte para los peores escenarios. Como mínimo debes contar con un capital que te permita mantener a flote la operación durante al menos 18 meses. En algunos casos pueden ser necesarios hasta 3 años para que una clínica dental rinda beneficios.

En estas cuentas debes considerar todas las partidas: capital de trabajo, personal, marketing, capacitación, etc. Para hacer estas proyecciones es útil definir previamente un modelo de negocio. Así podrás estimar cuánto dinero necesitas generar para sustentar la operación y de dónde provendrán esos recursos.

Calcula cuántos pacientes necesitas y cuál debería ser el gasto medio por paciente. Esa cifra contrástala con la de tus gastos. Debes incluir los pagos de salarios, la compra de materiales, los costos de adquisición de pacientes y pagos de servicios.

Esto te dará una visión clara del panorama financiero. Es clave comprender a cabalidad cómo es tu flujo de caja y cuál es el balance de ganancias y pérdidas. Establecer métricas y monitorizarlas continuamente te permitirá llevar un buen manejo de tus cuentas. Para ello debes contar con las herramientas adecuadas. Los software dentales incluyen módulos de administración que facilitan estas tareas. XdentalCloud, por ejemplo, ofrece también la posibilidad de generar reportes automáticos, en función de las variables que desees analizar. Así podrás tomar decisiones informadas que te permitirán hacer los ajustes necesarios para garantizar el éxito de tu clínica dental.

Target preciso

En marketing, target significa público objetivo. La palabra resulta apropiada porque también se refiere el centro de la diana. En nuestro caso, hablamos del paciente al que esperas llegar, el que está en tu punto de mira.

Todas tus decisiones deben orientarse a satisfacer un deseo o cubrir una necesidad de tus potenciales clientes. Tomando en cuenta, claro está, tus capacidades. Pero lo importante es recalcar la palabra “todas”. Hasta el más mínimo detalle debe pensarse desde la perspectiva del paciente, no de la tuya. Desde la decoración de tu sala de espera hasta el proceso de facturación y cobro. ¿Qué servicios desearía recibir el paciente? ¿Cómo puedes facilitarle los procesos?

La satisfacción de tus pacientes es el primer paso para el éxito de tu clínica dental. Asegúrate de escuchar sus comentarios, haz encuestas de valoración del servicio e implementa las mejoras que estén a tu alcance.

El equipo correcto

El tema de los equipos de trabajo tiene muchas aristas. Por un lado, es importante calibrar bien las necesidades de personal de tu consulta. En los primeros tiempos quizás debas conformarte con un equipo pequeño y asumir tú algunas funciones extra. Conforme la clínica crezca podrás incorporar más miembros a la plantilla y delegar algunas tareas.

Independientemente de la cantidad de personas que trabajen en la consulta, debes garantizar que todas compartan el mismo objetivo. Ten en cuenta que el primer contacto de los pacientes con tu consulta ocurre en la recepción. Y su última impresión, durante la facturación y cobro. Dos áreas que nada tienen que ver con la praxis médica, pero que influyen en la percepción de calidad de tu clínica.

Por eso nunca debes olvidar que tu equipo es la imagen de tu negocio. Trátalos con respeto y reconoce sus logros. Mientras más comprometidos estén con el éxito de tu clínica, mejores resultandos obtendrán todos. No escatimes recursos en su formación y capacitación y aliéntalos a proponer ideas que optimicen los procesos. Será un ganar-ganar.

Todo comunica

Al abrir un consultorio dental debes recordar que todo comunica. El branding de tu clínica se construye a partir de todas las interacciones con tus potenciales y actuales pacientes. La comunicación va mucho más allá de la estrategia publicitaria y el marketing digital.

Cuando una persona llega a tu clínica, quien le da la bienvenida se convierte en tu embajador de marca. La manera en que saluda, su presentación personal, el orden de su mesa, todo contribuye a configurar la percepción del paciente.

Pero incluso antes de llegar allí. Cualquier comunicación, por teléfono, redes sociales o email dice mucho más de lo que expresan las palabras. Debes tomar en cuenta todos estos aspectos y trabajar junto con tu equipo para optimizarlos.

El espacio físico también condiciona la experiencia del usuario. Cuida los colores e iluminación de las áreas comunes y esfuérzate por crear un ambiente agradable. Considera instalar televisores o un fondo musical para amenizar la espera.

Nunca dejes de buscar

Sí, puede sonar como un eslogan publicitario pero es una verdad infalible al abrir una clínica dental. Nunca, nunca dejes de buscar nuevos pacientes. Aunque creas que ya tu consulta llegó a un nivel de madurez y que no necesitas nuevos clientes.

La rentabilidad y permanencia en el tiempo de tu consulta necesita de un constante crecimiento de la base de pacientes. Todo el personal de tu equipo debe internalizar ese objetivo. Atraer y retener. Esa es la única forma de obtener beneficios. Quien no hace nada por fidelizar a sus pacientes tiene el 50% de probabilidades de perderlos. Sin nuevos ingresos, la consulta puede verse vacía de la noche a la mañana. Y ya sabemos lo que eso significa.

Pero tienes en tus manos todo lo que necesitas para evitarlo. Solo recuerda prestar atención a los 5 puntos que hemos mencionado.