Cita online odontologia. Enviar confirmaciones y recordatorios de citas

Los envíos de cita online odontologia automatizados son imprescindibles hoy en día. Es un realidad innegable que nuestro día a día se ha vuelto cada vez más complicado. El trabajo, la familia, las dificultades cotidianas ocupan toda nuestra atención y es muy fácil que olvidemos asuntos tan importantes como nuestras citas médicas.

Diversos estudios han analizado este fenómeno, debido al impacto que tienen en las finanzas tanto de las consultas privadas como en los presupuestos públicos de atención sanitaria. Los más conservadores cifran la tasa de olvido en casi un 30%, aunque en algunos países las inasistencias médicas son aún más elevadas. Es cierto que en estas estadísticas inciden también otros factores, como las fobias al médico o razones de índole económico y social. Pero aun si ponemos la lupa solo en quienes olvidan notificar la cancelación, encontramos tasas que superan el 10% de los casos.

La pérdida de horas de consulta por no presentaciones genera grandes costos, por la infrautilización de recursos materiales y humanos. Por ello es muy importante hacer todo lo que esté en nuestras manos para minimizarlas.

Cada vez son más las clínicas dentales que utilizan las confirmaciones y recordatorios de citas. Estas iniciativas generalmente son bien aceptadas por los pacientes, pues les ayudan a cumplir con sus compromisos. A las tradicionales llamadas telefónicas se han sumado otros canales de comunicación, como los correos electrónicos y mensajes de texto. De hecho, muchos pacientes han manifestado su preferencia por estas dos últimas formas de contacto, pues les resultan menos invasivas.

Accede a la comparativa de los mejores software en odontología para elegir correctamente tu sistema de gestion dental. ACCEDER CLIC AQUI.

Automatizar el proceso de cita online odontologia

La clave para que un sistema de confirmaciones y recordatorios de citas sea eficiente es la automatización. Esta es posible gracias al uso de un software dental, como XdentalCloud, que libere a tu personal de cargas de trabajo repetitivas y tediosas, y evita los olvidos y errores humanos. Así tendrás más tiempo para dedicarte a lo verdaderamente importante y brindar a tus pacientes un servicio de máxima calidad.

Además, de acuerdo a los datos de una investigación realizada en Estados Unidos, los recordatorios por SMS fueron un 38% más efectivos que los mensajes telefónicos para reducir la no presentación de pacientes a las citas.

De esta manera se hace evidente que la automatización tiene grandes ventajas, en comparación con los sistemas manuales. La buena noticia es que resulta muy sencillo utilizar este tipo de herramientas. Con un software de gestión de cita online de clínica dental podrás programar y enviar recordatorios de citas para tus pacientes.

Solo tendrás que elegir el canal de comunicación de tu preferencia (SMS, correo electrónico o ambos) e indicar el momento y/o frecuencia del envío. El programa se vinculará con tu agenda de citas y de manera automática se encargará de gestionar los recordatorios y confirmaciones. ¡Más fácil, imposible!

¿Cuándo debes enviar los mensajes de confirmación y recordatorios de citas?

Al configurar los envíos, debes tener en cuenta cuál es el momento más adecuado para hacerlo. Si el paciente recibe el recordatorio con demasiada antelación, existen muchas probabilidades de que olvide el día y hora de su cita.

Lo ideal es realizar, al menos, dos contactos. El primero corresponde a la confirmación de la cita. Tan pronto el paciente haga su reserva de cita online para la clínica dental, el sistema debe enviar un correo o SMS con los datos de la consulta.

El mensaje debe ser breve y conciso.

Basta con precisar la fecha y hora de la cita, así como los datos de contacto de la clínica, para que los pacientes puedan comunicarse contigo, en caso de ser necesario. No olvides personalizarlo, incluyendo el nombre de tu paciente. Un formato de un correo electrónico, por ejemplo, sería el siguiente:

Asunto: Confirmación de cita

[NOMBRE DEL PACIENTE], se confirma su cita para [INDICAR PROCEDIMIENTO A REALIZAR]

FECHA:

HORA:

<enlace para gestionar la cita>

¡Te esperamos!

[NOMBRE DEL ODONTÓLOGO O CLÍNICA DENTAL]

Además de enviar este mensaje de confirmación automática, que el paciente puede vincular a su agenda, también deberás programar recordatorios de citas.

La cita online odontologia debe enviarse 24 / 72 horas previas a la cita.

Si en tu clínica tienen algún tipo de política de cancelaciones o existe alguna penalidad por no presentación o cancelación de última hora, debes enviar el recordatorio antes de que culmine ese plazo.

El formato es muy similar al de las confirmaciones y también debe ser corto y directo. En este caso es aún más importante añadir el enlace a la página de gestión de citas online de tu clínica dental, para que el paciente pueda reprogramar su cita o cancelarla, si por cualquier motivo no va a poder asistir.

Cuando se trata de SMS, asegúrate de bloquear la posibilidad de respuesta, para evitar malos entendidos o situaciones confusas. Todo  cambio en la agenda debe ser gestionado a través de tu página web y/o la aplicación.

Tan pronto comiences a utilizar el software de XdentalCloud y tus clientes se acostumbren a reservar sus citas online en tu clínica dental, notarás cómo disminuyen los índices de no presentación. Con esta herramienta podrás optimizar la rentabilidad de tu consulta y hacer más fácil la vida de tus pacientes.