Los recordatorios de citas ¿Realmente funcionan?
Los recordatorios de citas son clave para que una clínica dental sea rentable. Es necesario optimizar el tiempo de atención y garantizar un flujo constante de pacientes. Una adecuada programación de citas te permitirá gestionar eficientemente la agenda y minimizar la espera, lo cual repercute en una mayor satisfacción del paciente. En algunos estudios se demostró que habilitar un buen sistema de recordatorios de citas aumentaba las visitas en más de un 30%.
Pero, ¿qué hacer cuando un paciente olvida sus citas?
El ausentismo de pacientes puede representar una pérdida de hasta el 14% de los ingresos de un consultorio dental. Es vital tomar las previsiones necesarias para disminuirlo o evitarlo.
Algunos profesionales penalizan las cancelaciones de citas, las citas tardías o las ausencias. Esta es una medida que suele ser recibida con desagrado y que puede llevar a la pérdida de pacientes en tu clinica dental. En todo caso, estas multas no suelen compensar el tiempo y la productividad perdidas. Solo sirven como mecanismo de presión para forzar el compromiso del paciente.
Una opción menos radical permite la cancelación de citas con 24 o 48 horas de antelación, sin pagar ninguna tarifa adicional. De esta manera, el especialista puede asignar ese horario a otra persona, reducir los periodos de inactividad y la infrautilización de los recursos humanos y materiales.
Con algún software para clinica dental se puede incluso ofrecer a los pacientes la posibilidad de cancelar sus citas por teléfono, correo electrónico o mensaje de texto, ellos mismos. Aliviando de esta forma la sobrecarga de trabajo que se produce en las secretarias.
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Aunque la gestión de las cancelaciones puede ayudar a disminuir las pérdidas de ingresos, lo ideal es apuntar al cumplimiento de las citas, para garantizar una buena programación de tareas y una atención de calidad a todos tus pacientes. Para ello, los dentistas han echado mano de diferentes métodos que, sin ser 100% efectivos, contribuyen a minimizar las inasistencias.
Diferentes tipos de recordatorios de citas
La manera de comunicarnos con nuestros pacientes ha cambiado mucho en los últimos años. Hoy contamos con diversos canales que nos permiten mantenernos en contacto permanente. Una de las más efectivas es la reserva de citas online para la clínica dental. Sin embargo, muchos especialistas se resisten a utilizar las nuevas tecnologías o abandonar las prácticas analógicas. A continuación hablaremos de los tres principales mecanismos de confirmación de citas que se usan en los consultorios dentales:
1) Tarjeta de citas
Esta es la forma tradicional. Consiste en entregar al paciente una tarjeta en la que se apuntan las fechas y horarios de sus citas. Es poco efectiva, porque la nota puede traspapelarse y es muy probable que la persona no la vea, o lo haga cuando ya sea muy tarde.
2) Confirmación telefónica
Posteriormente, muchas clínicas dentales implementaron la práctica de realizar llamadas telefónicas para recordar a sus clientes sus citas y confirmar su asistencia. Está sujeto a muchas variables, como la disponibilidad del paciente para atender la llamada. En caso de optar por esta solución es importante contactar al paciente con suficiente antelación, para que, en caso de que la persona haya olvidado su compromiso, esté a tiempo de reprogramar y acudir a la hora pautada.
3) Confirmación digital
Con el auge de internet y las nuevas tecnologías de comunicación se impusieron nuevos métodos que garantizan una mejor tasa de cumplimiento de citas. Puedes enviar correos electrónicos a tus pacientes, SMS o mensajes a teléfonos vía notificación push que son gratuitos. Dada la penetración digital y su creciente uso, sobre todo entre la población más joven, son canales muy efectivos para comunicarte con tus pacientes. Según datos recientes, hay más de 4 mil millones de usuarios de Internet y redes sociales en todo el mundo, lo que equivale al 85% de la población en países como España, por ejemplo.
3) Gestiona con un software dental
Por otra parte, este tipo de comunicaciones pueden ser fácilmente programadas con un software dental. De esta manera se enviarán los mensajes automáticamente, en la fecha y hora deseada, sin que supongan una carga de trabajo extra para tus empleados.
Igualmente, estas aplicaciones permiten a tus pacientes solicitar sus citas online para la clínica dental, sin limitaciones de horario, pudiendo hacerlo en el momento y lugar que les resulte más conveniente.
No dudes en utilizar el sistema que mejor se adapte a las características de tus pacientes e, incluso, puedes combinarlos para lograr una mayor efectividad. Tampoco debes olvidar que, en muchos casos, las inasistencias a la consulta dental no se deben a olvidos sino a aspectos sociales, económicos, o de índole psicológico. Pero esos son temas que abordaremos en otra oportunidad.
