La privacidad y seguridad en los registros electrónicos de salud

La seguridad y privacidad de la data de tu clínica dental es posible. La privacidad y seguridad en los registros electrónicos de salud es un tema medular de la práctica medica, en la era digital. Cierto es que la Ley de Recuperación y Reinversión de los Estados Unidos (ARRA), les dio un significativo empuje, al incluir incentivos por un monto de $17.2 mil millones, a través de los sistemas de reembolso de Medicare y Medicaid, para ayudar a los proveedores a incorporarlos en su práctica profesional.

Por otra parte, las estrictas regulaciones de la Ley de Transferencia y Responsabilidad de Seguro Médico (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA, por sus siglas en inglés) y el RGPD en Europa también han contribuido a que cada vez sea más frecuente que los prestadores de servicios de salud utilicen los EHR.

La necesidad de cumplir con los estándares de privacidad y seguridad en la data de salud de los pacientes es una de las principales razones para preferir el uso de los EHR. Por sus características, este tipo de registro y almacenamiento de información es mucho más confiable y ofrece más garantías de confidencialidad.

La mayoría de los proveedores de software y servicios de alojamiento en la nube de EHR prestan mucha atención a las restricciones de acceso a los registros médicos electrónicos. Los más acuciosos y responsables ofrecen al especialista la posibilidad de administrar los niveles de visualización y manejo de la data directamente, en lugar de dejar en manos del personal de la empresa la manipulación de la información.

Principales preocupaciones de privacidad y seguridad en los registros electrónicos de salud

Sin embargo, persisten las preocupaciones por la vulnerabilidad de la data, por tratarse de información digital que podría sufrir el ataque de los piratas informáticos. Efectivamente, se han registrado violaciones a los sistemas de protección de los registros electrónicos de salud, lo cual ha significado que usuarios no autorizados han accedido a los EHR. Las consecuencias de este tipo de acciones pueden ser catastróficas, debido a que podrían conducir al robo de identidad de las víctimas.

Los centros de salud que se han visto en esta situación, han debido asumir responsabilidades legales, que han sido más o menos pesadas y costosas de acuerdo a la cantidad de data que ha sido vulnerada. Pero se trata de situaciones puntuales y poco frecuentes, que no por ello desmerecen la válida preocupación que algunos profesionales aún sienten por este tipo de sistemas.

Los odontólogos, como parte del personal sanitario, también se han sumado al uso de los EHR y por ello es usual que las historias clínicas de sus pacientes, los odontogramas y otros datos confidenciales sean administrados utilizando un software dental.

¿Cómo garantizar la privacidad y seguridad de la data de tus pacientes?

El uso de plataformas informáticas más sólidas, como XDentalCloud, DriCloud y XClinics te permitirá tener la confianza de que la información de tus pacientes está bien protegida. En cualquier caso, hay algunas medidas que puedes tomar en tu consulta, para blindar la seguridad de los datos.

1) Optimizar los controles administrativos

• Es importante que definas claramente las políticas y procedimientos de manejo de data y los actualices periódicamente.
• Ofrece a tus empleados la capacitación y entrenamiento adecuado, con respecto a privacidad y seguridad de los datos.
• Es prudente que incorpores a tu protocolo de contratación de empleados la práctica de verificar sus antecedentes.

2) Monitorear el acceso físico y remoto a la data

• Instala barreras físicas que restrinjan el acceso a la información a las personas no autorizadas. Si almacenas la data en un servidor en tu clínica, por ejemplo, debes asegurarte de que existan y funcionen correctamente los sistemas de seguridad, como cerraduras electrónicas, cámaras de videovigilancia, etc.
• Pide a tu proveedor que te informe sobre los mecanismos previstos para la recuperación o restauración de datos y la copia de seguridad.
• Exige a todos los usuarios del sistema el cumplimiento de los requisitos de identificación y verificación.
• Ten siempre actualizado el listado de usuarios autorizados, indicando su grado de acceso o el tipo de información que pueden manejar.
• Establece contraseñas y números de identificación personal (PIN).
• Insta al personal de tu equipo a salir del sistema o cerrar la sesión de usuario, cada vez que finalicen su trabajo.

3) Segmentar el acceso a la data por área de trabajo

• Asigna filtros de privacidad para cada área de trabajo
• Asigna accesos diferenciados a cada área funcional, de acuerdo a sus necesidades de manejo de información.

4) Realizar auditorías periódicas y monitorea a los usuarios del sistema

• El seguimiento periódico te permitirá identificar cualquier debilidad del sistema, que pueda poner en riesgo la seguridad de los datos de tus pacientes.
• Igualmente podrás detectar cualquier situación anómala, que advierta sobre posibles violaciones o intentos de vulnerar la seguridad del sistema.
• Audita periódicamente a todos los usuarios autorizados, para verificar el seguimiento de los protocolos de seguridad.
• Sanciona a los miembros de tu equipo que incumplan con las medidas establecidas de protección de la información.

5) Definir planes para el control de dispositivos y medios

• Es conveniente tener diseñado un plan de seguridad para la eliminación automática de datos.
• Debes verificar que se elimine toda la información en los dispositivos de hardware reutilizable, como pendrives.
• Haz siempre una copia de seguridad de toda la información almacenada en todos los dispositivos de hardware (computadores, tablets, smartphones, etc).

6) Encriptar los datos

• Asegúrate de que tu proveedor de software dental cifre los datos de tus pacientes, pues de esta manera estarán mucho más protegidos en caso de que se produzca un acceso no autorizado al sistema.

Estas son algunas de las prácticas que te asegurarán que la seguridad de los datos de tus pacientes estén a buen resguardo. Pero es indispensable que tu proveedor de software te ofrezca las mismas garantías. Por eso confía solo en servicios reconocidos y con amplia experiencia, revisa los mejores software dentales para la gestion de tu consulta.